今テレビ会議が熱い！

テレビ会議とは、遠隔地にいる人たちと、リアルタイムに映像・音声を利用したコミュニケーションを取ることができる会議です。以前は、インターネットを使ったものではなく、専用の回線を使ったものもありましたが、最近ではインターネット環境が整い、比較的安い価格でもテレビ会議を導入することができるようになってきました。

インターネットを使ったテレビ会議であれば、日本国内だけではなく、世界各地と直接会わなくても会議ができるようになります。電話ではうまく説明できないことも、映像があれば簡単な説明で済む場合もありますし、メールに資料添付したものだけでは伝わらない、細かい話や、ニュアンスなども、映像と音声が同時に伝えられるテレビ会議なら伝わりやすいと言えるでしょう。

テレビ会議を行うには、カメラ、マイク、コーデック、モニター、スピーカーなどの初期投資の費用がかかります。どんな場面でテレビ会議を利用したいかによって、費用は異なってきます。社内同士の簡単な打合せでよければ、画像も音声も多少よくなくてもよいかもしれませんが、他社との打ち合わせが多い場合には、それなりに性能がよいものを選んだ方がよいでしょう。

テレビ会議システムは、課金制になっているものが多いです。１時間や1分あたりの価格が決まっているものです。ごくたまにしか使用しないのであれば、この課金制のほうがよいですが、価格を気にして会議を進めるのは大変なストレスにもなりかねません。頻繁に使用する際には、月額定額制を用いている業者を選ぶほうが得策と言えるかもしれません。

現在、様々な企業がテレビ会議システムを取り扱っています。用途をよく検討して、専用機を使うのか、ソフトウェアベースのものを導入するのか考えます。また、導入しようとしているシステムが、何人まで使うことができるのか、画面に何人まで表示することができるのかなどを確認します。また、回線の速さも重要です。

テレビ会議システムを本格的に導入する前に、デモを確認することが大切です。映像の画質や、音声が聞き取りやすいものかどうかなどの確認はもちろんですが、デモがどのような環境下で行われているものなのかをきちんと確認し、自社でも同じくらいの効果が期待できるかどうかということを、確認しておくことが重要となってくるでしょう。

テレビ会議を開催するにあたり、気をつけておかなければいけないことは、一般的な会議と同様に、時間をきちんと決めて、事前準備も確実にしておくことです。いつでも会議ができるという反面、またすぐに会議ができるから、と、だから気が抜けやすいという事態を招くこともあるようです。海外との会議を行う場合は、時差がありますので、時差を確認しておくことも重要です。

社内の拠点同士の打ち合わせなどの場合ならよいのですが、他社との打ち合わせにテレビ会議を用いる場合にはさらに注意が必要です。社内の様子が先方に見えるので、会議を行う場所に注意が必要です。散らかっている部屋でないか、人の行き来が多い場所ではないか、機密度の高い資料が貼っていないかなど、他社にさらけ出しているという意識を持つことが必要です。

学校などでも、テレビ会議のシステムを利用することができます。他県の学校の授業の様子をリアルタイムで見て参考にすることができたり、生徒同士で他の学校の生徒と交流を持つのに利用することもできます。また、大学であれば、遠隔地にいる教授の講義を流すことも、テレビ会議システムを利用することで可能となります。

医療現場でも、テレビ会議のシステムを利用することができます。医師が少なかったり、病院数が少ない地域などで、患者が直接都心の大病院に赴くことなく、テレビ会議システムで、レントゲンや検査結果などの資料を見せながら、大病院の医師の指示を仰ぐことも可能です。また、患者の様子を直接見ることができるので、より正確な診断もできるようになります。